Электронный архив в помощь современному бизнесу

Каждая компания в своей деятельности оформляет значительное количество документов, будь то кадровые акты, первичные бухгалтерские, учредительные, транспортные и прочие. Как бы то ни было, но в конечном итоге это приводит к тому, что у компании образуется значительное число бумаг, нуждающихся в хранении. При этом законодатель требует соблюдения порядка и сроков данного мероприятия.

А это значит, что некоторые документы фирма вынуждена хранить годами, а то и десятилетиями. Для солидной организации, не первый год существующей на рынке,  подобное означает необходимость создания собственного архива,  в котором по  определенной, строго упорядоченной системе, и будут храниться важные документы.

Есть, правда, и другой способ решения описываемой задачи. Речь идет о заключении соответствующего договора с фирмой, специализирующейся на оказании архивных услуг. Найти подобную организацию сегодня не трудно. А это значит, что можно будет сосредоточиться на своей непосредственной деятельности, поручив архивное хранение документации профессионалам.

Специализированные организации возьмут на себя не только обеспечение сохранности бумаг, но и их опись, каталогизацию и индексирование. Более того! В перечень услуг этих команий входят также мероприятия по созданию электронных архивов. Это значит, что все или часть передаваемых им документов будут отсканированы и распознаны.

Подобное мероприятие позволяет обеспечить оперативный доступ к архивной информации и работу с ней. Как правило, специалисты создают удобную базу данных и помещают ее на выбранный заказчиком носитель. Она также может быть размещена на отдельном сервере, доступ к которому предоставляется только  клиенту.  Уважающий себя исполнитель непременно позаботиться при этом о безопасности и конфиденциальности подобных сведений, закодировав электронный архив. Таким образом, даже если он попадет в чужие руки, его не смогут прочитать те, кому он не предназначен.

Электронный архив можно попытаться создать самому, но это будет сопряжено со значительными административными и финансовыми затратами. А все потому, что для оперативного сканирования и распознавания текстов необходимо эффективное высокопроизводительное оборудование, стоимость которого достаточно высока. Покупка подобных приборов неспециализированными компаниями – мероприятие, которое вряд ли можно назвать целесообразным и экономически оправданным. Иное дело – архивные центры, в распоряжении которых имеется все необходимое для быстрого выполнения операций перевода информации с бумажных носителей на электронные.

Кроме того, такие фирмы обладают и специальными программами, позволяющими им быстро создавать объемные базы данных.

Получить более подробную информацию о современных электронных архивах, а также заказать его создание можно посетив сайт osgrm.ru. Это портал ведущего поставщика архивных услуг  и услуг по обработке информации и документации.