Как организации перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО)

С 1 марта 2023 года работодатели должны применять единые требования к составу и форматам электронных кадровых документов (приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н). Требования подготовлены Минтрудом для повышения эффективности электронного документооборота в сфере трудовых отношений, а также обеспечения возможности передачи электронных кадровых документов из информационных систем работодателей ‎в иные информационные системы. 

В учетных решениях «1С:Предприятие 8» поддержаны изменения в связи с введением единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Рассказываем, как организациям перейти на использование кадрового электронного документооборота (КЭДО).

Начиная с версий 3.1.23.649 и 3.1.25.36 в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 реализовано формирование файлов электронных документов, согласно требованиям приказа Минтруда России от 20.09.2022 № 578н (исключая поддержку машиночитаемых доверенностей), рис. 1.

Рис. 1. Файлы электронного документа

Описание электронного документа, связанного с работой, формируется в отдельном файле формата XML (рис. 1). Текстовые или html-файлы при сохранении электронного документа из документа КЭДО формируют файл представления html. Файлы mxl и файлы картинок представляют собой файл в формате pdf (среди файлов присутствует pdf-файл с окончанием имени "_для_печати"), рис. 1.

Также внутри открытой формы документа кадрового ЭДО добавлено поле с возможностью выбора Кода документа кадрового мероприятия из классификатора, установленного к приказу (рис. 2).

Рис. 2. Код документа кадрового мероприятия

Внимание! После установки патча EF_60006213_2 в подразделе Дополнительно могла появиться строка Код документа кадрового мероприятия для заполнения вручную. С версий 3.1.23.649 и 3.1.25.36 соответствующую строку в подразделе Дополнительно использовать не требуется. Код документа кадрового мероприятия необходимо заполнять из классификатора, установленного к приказу.

О поддержке единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, согласно приказу Минтруда от 20.09.2022 № 578н, в учетных решениях «1С:Предприятие 8» см. в «Мониторинге законодательства».

Принимаем решение об организации кадрового ЭДО

Для организации в компаниях кадрового электронного документооборота рекомендуем решение «1С:Кабинет сотрудника» (рис. 3). Решение крайне простое для освоения, не требует серьезного обучения и уже есть у большинства компаний, использующих программы 1С. 

Рис. 3. Настройка сервиса «1С:Кабинет сотрудника»

При выборе решения для кадрового ЭДО рекомендуем обращать внимание на такие параметры, как:

• сложность внедрения (наличие модулей интеграции с вашей учетной системой);

• количество процессов ведения учета, которые придется пересматривать: чем меньше потребуется менять, тем лучше;

• желательно, чтобы все взаимодействие с документами происходило в одной системе, в которой ведется учет;

• простота рабочего пространства для сотрудников: чем проще кабинет для сотрудника, тем быстрее он его освоит;

• желательно, чтобы все процессы согласования заявлений сотрудников настраивал сам работодатель или ответственное за согласование лицо;

• общая стоимость внедрения: зачастую стоимость складывается из стоимости отдельных моделей, поэтому, чем меньше нужно докупать модулей для функционирования системы, тем лучше.

Документальная подготовка КЭДО

Переход на кадровый ЭДО требует издания определенных приказов и положений по организации, а также получения согласия сотрудников (рис. 3, 4).

Если работодатель принял решение о переходе на КЭДО, ему необходимо:

1. Издать локальный нормативный акт (ЛНА) о введении кадрового ЭДО (например, положение или приказ работодателя). ЛНА принимается работодателем с учетом мнения профсоюза (при его наличии) (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ).

2. Разработать Положение о кадровом ЭДО. Этот ЛНА регулирует порядок ведения кадрового электронного документооборота у работодателя. ЛНА принимается работодателем с учетом мнения профсоюза при его наличии (ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ).

3. Уведомить работников о введении кадрового ЭДО и получить их письменное согласие. Исключение - работники, которые принимаются на работу после 31.12.2021 и не имеют трудового стажа по состоянию на эту дату, их уведомлять и получать согласие не требуется. Относительно таких работников кадровый ЭДО ведется по умолчанию в случае его применения работодателем.

Важно учитывать, что кадровый ЭДО можно применять только в отношении работников, которые согласны на его ведение (рис. 4, 5). Если работники не давали согласия на переход или отказались от перехода, то работодатель должен вести кадровые документы таких работников в бумажном виде, как и прежде. Впоследствии работники могут передумать и согласиться на переход на кадровый ЭДО. Если работник дал согласие на переход на КЭДО, отозвать его нельзя, поскольку это не предусмотрено законодательством.

Рис. 4. Список «Согласия на присоединение к КЭДО»

Рис. 5. Отправленный документ «Согласие на присоединение к КЭДО»

Скачать образцы документов для разработки на их основании своих локальных нормативных актов и более подробно ознакомиться с разъяснением законодательства, регулирующим кадровый электронный документооборот.

Электронные подписи сотрудников для КЭДО

По закону о кадровом ЭДО работодатель обязан обеспечить сотрудников электронной подписью, чтобы сотрудники могли подписывать кадровые документы.

В случае использования решения «1С:Кабинет сотрудника» сотрудники смогут получить усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП) (рис. 6) абсолютно бесплатно, что позволит и исполнить требования законодательства, и снизить финансовую нагрузку на организацию. В иных случаях придется заложить в бюджет необходимость покупки подписи для сотрудников.

Рис. 6. Создание электронной подписи в личном кабинете сотрудника

Еще электронные подписи потребуются сотрудникам отдела кадров, которые должны подписывать документы от имени организации. Мы настоятельно рекомендует выделить несколько сотрудников и наделить их правом подписи кадровых документов от имени организации (рис. 5).

Рис. 7. Настройка электронной подписи

У компании «1С» есть два сервиса, которые помогут вам получить подпись организации на сотрудника отдела кадров – это 1С:Подпись и 1С-ЭТП.

Если у вашего сотрудника отдела кадров уже есть подпись организации, надо убедиться, что в доверенности, которая необходима для выпуска подписей организации на сотрудника, прописана возможность подписи кадровых документов. Если такого пункта в доверенности нет, подпись лучше перевыпустить, вписав такую возможность в доверенность.